Legal Center

Documento complementario a la Política Corporativa Global de Lean Solutions Group 

1. Objeto, alcance y relación con la Política Global

El presente Anexo para el tratamiento de datos personales en Colombia desarrolla los aspectos estrictamente locales del régimen colombiano de protección de datos personales aplicable a Perfiles y Soluciones Logísticas S.A.S. (PSL), con fundamento en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así como las normas que los modifiquen, adicionen o complementen. 

Este Anexo complementa la Política Corporativa Global de Lean Solutions Group (LSG). Por economía normativa y para evitar divergencias: 

• No se reproducen finalidades ni categorías de datos aquí; remiten a la Política Global. 

• Este Anexo solo incorpora: identificación del responsable local, canales, derechos y procedimientos colombianos, plazos de conservación, videovigilancia, supresión/revocatoria, transferencias/transmisiones, obligaciones del responsable, RNBD, medidas de seguridad, publicación y control de cambios. 

2. Identificación del Responsable en Colombia

• Razón Social: Perfiles y Soluciones Logísticas S.A.S. 

• NIT: 900.592.737‑3 

• Domicilio principal: Cartagena, Avenida 3ra No. 25‑53, Piso 20, Edificio Torres. 

• Dirección para atención presencial de titulares: Calle 94 #51B‑43, Oficina 306, Ed. Buró 51, Barranquilla (Atlántico). 

• Teléfono de contacto: (+57) 310 357 3458. 

• Canal oficial de titulares: tratamientodedatos@leangroup.com [Por favor confirmar]. 

• Correo para notificaciones judiciales: notificaciones_psl@leangroup.com. 

• Sitio web corporativo: https://www.leangroup.com/solutions/leanstaffing. 

3. Actividades comunes de tratamiento

PSL podrá realizar las actividades de tratamiento necesarias para el adecuado desarrollo de sus operaciones en Colombia, incluyendo recolección, acceso, consulta, uso, análisis, circulación, transmisión, transferencia internacional, almacenamiento, sistematización, depuración, actualización, bloqueo, conservación y supresión de datos personales. El tratamiento podrá efectuarse por medios físicos, electrónicos, automatizados o híbridos —incluidas plataformas en la nube, telemetría, sistemas de seguridad física y lógica, y mecanismos de automatización o inteligencia artificial implementados por el Grupo— siempre bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad y con medidas de salvaguarda apropiadas. 

4. Principios rectores del tratamiento

Todas las operaciones que impliquen el Tratamiento de datos personales por parte de PSL estarán sujetas a la aplicación armónica e integral de los principios establecidos en la Ley Aplicable. 

• Principio de Legalidad: El Tratamiento de Datos Personales estará sujeto a lo establecido en la normatividad vigente en la Ley Aplicable. 

• Principio de Finalidad: El Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Ley Aplicable, la cual debe ser informada al Titular. 

• Principio de Libertad: El Tratamiento de Datos Personales sólo podrá hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la información. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. 

• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 

• Principio de Transparencia: Se garantizará el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 

• Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento sobre los Datos Personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, establecidos en la Ley Aplicable. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley Aplicable. 

• Principio de Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se deberán manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de pública están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar el suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley Aplicable. 

5. Derechos de los titulares en Colombia

Los titulares podrán ejercer, entre otros, los siguientes derechos: 

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a PSL o sus Encargados, especialmente respecto de información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada o que induzca a error, o cuando el tratamiento esté prohibido o no autorizado. 

• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento, salvo las excepciones legales. 

• Ser informados por PSL o por el Encargado —previa solicitud— del uso que se ha dado a sus datos. 

• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la regulación. 

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales (en los supuestos procedentes). 

• Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento. 

6. Canales, medios y horarios para ejercer derechos

• Atención presencial: Calle 94 #51B‑43, Oficina 306, Ed. Buró 51, Barranquilla. Horario: L–V, 8:00 a.m. – 5:00 p.m. (hora Colombia). 

• Canal oficial de titulares: tratamientodedatos@leangroup.com. 

• Sitio web corporativo: https://www.leangroup.com 

• Notificaciones judiciales: notificaciones_psl@leangroup.com. 

7. Requisitos mínimos de la solicitud (consultas / reclamos)

La comunicación (física o electrónica) deberá contener:
a) Nombre y apellidos del titular o representante/apoderado.
b) Tipo y número de documento de identidad.
c) Dirección física o correo electrónico para respuestas y número telefónico.
d) Objeto de la petición y fundamentos (descripción clara).
e) Firma del titular o apoderado.
f) Copia del documento de identidad del titular y/o representante.
g) Documento que acredite la representación (cuando aplique).
h) Anexos/soportes pertinentes. 

8. Procedimiento de consultas (plazos y prórrogas)

Término de respuesta. Máximo 10 (diez) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente a la recepción.
Prórroga. Si no fuere posible responder en ese término, PSL informará la causa y la nueva fecha de atención, que no podrá exceder 5 (cinco) días hábiles adicionales.
Medio de respuesta. Se dará respuesta por el mismo canal o por el canal señalado por el titular, dejando trazabilidad. 

9. Procedimiento de reclamos (corrección, actualización, supresión, revocatoria, presuntos incumplimientos)

Radicación y admisión 

• PSL registrará en la base de datos la leyenda “solicitud en trámite” y el motivo, dentro de los 2 (dos) días hábiles siguientes a la recepción completa del reclamo. 

• Si el reclamo está incompleto, PSL requerirá la subsanación dentro de los 5 (cinco) días siguientes a su recepción. 

Desistimiento tácito por falta de subsanación 

• Si desde el requerimiento de subsanación transcurren 2 (dos) meses sin respuesta del titular, se entenderá que desistió y se archivará el trámite. 

9.3. Término de respuesta al reclamo 

• Máximo 15 (quince) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a su recepción. 

• Prórroga: si no es posible resolver en término, PSL informará los motivos y señalará nueva fecha, que no podrá exceder 8 (ocho) días hábiles adicionales. 

9.4. Medios de respuesta y trazabilidad 

• PSL responderá por el canal elegido por el titular (o por aquel que garantice recepción efectiva) y conservará evidencia de la atención dentro de los plazos. 

10. Conservación de la información

Sin perjuicio de plazos superiores exigidos por ley o por autoridad, PSL aplicará: 

• Datos laborales (empleados): vigencia de la relación + 20 años adicionales. 

• Datos comerciales y contables (usuarios empresariales, particulares, arrendadores, accionistas, contratistas y proveedores): vigencia de la relación + 10 años adicionales. 

• Videovigilancia (imágenes y grabaciones): 90 días calendario (regla general). En caso de investigación interna/administrativa/judicial o requerimiento de autoridad, se preservarán por el tiempo necesario. 

11. Supresión de datos y revocatoria de la autorización

El titular podrá solicitar la supresión o revocatoria. PSL podrá negar o limitar cuando concurran, entre otras, las siguientes causales: 

• Deber legal o contractual de conservación. 

• La supresión puede obstaculizar actuaciones judiciales o administrativas relacionadas con obligaciones fiscales, investigación y persecución de delitos o actualización de sanciones. 

• Necesidad de los datos para proteger intereses jurídicamente tutelados del titular, realizar una acción en función del interés público o cumplir una obligación legalmente adquirida por el titular. 

En tales casos, PSL restringirá su uso a la finalidad que justifica la conservación y mantendrá la reserva de la información. 

12. Transferencias y transmisiones locales e internacionales

PSL podrá transmitir y/o transferir los Datos Personales a compañías matrices, filiales, subordinadas, a cualquier empresa que se encuentre dentro de su grupo empresarial y a terceros en Colombia o en el extranjero para que realicen Tratamiento de estos para las finalidades autorizadas por el Titular y/o contenidas en la Política. Asimismo, PSL podrá transmitir y/o transferir los Datos Personales a terceros, siempre que se cuenta con la respectiva Autorización, se cuente con otra base legal para ello, y en desarrollo del objeto social de PSL; en la medida de lo posible, en esos casos, PSL anonimizará cualquier Dato Personal objeto de dicho Tratamiento.  

13. 13. Obligaciones del Responsable en Colombia

PSL se obliga a: 

• Garantizar el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 

• Solicitar y conservar evidencia de autorizaciones cuando proceda. 

• Informar la finalidad y los derechos del titular en el acto de recolección. 

• Conservar la información con condiciones de seguridad para impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

• Garantizar que la información suministrada a Encargados sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 

• Actualizar la información y comunicar oportunamente novedades al Encargado. 

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicarlo al Encargado. 

• Suministrar solo datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado o habilitado. 

• Exigir a Encargados el respeto de condiciones de seguridad y confidencialidad. 

• Tramitar oportunamente consultas y reclamos en los términos de la ley. 

• Informar al Encargado cuando determinada información esté en discusión. 

• Informar a la SIC sobre incidentes de seguridad cuando corresponda. 

• Cumplir las instrucciones y requerimientos de la SIC. 

• Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para la atención de consultas y reclamos. 

14. 14. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

PSL registrará y actualizará sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la SIC, de acuerdo con la regulación aplicable (plazos, procedimientos y lineamientos vigentes). 

15. 15. Publicación, vigencia y control de cambios

Este Anexo se publicará en canales oficiales (web y señalética con QR) y podrá actualizarse por cambios normativos, regulatorios u operativos. 

• Entrada en vigor: [Completar fecha de publicación] 

• Control de versiones: [Versión 1.0 / Fecha]; [Versión 1.1 / Fecha]; etc.
  La versión vigente será la disponible en los canales oficiales.